Persondata-politik for Ulstrup IF

Ulstrup IF har brug for forskellige oplysninger om vore medlemmer og trænere/holdledere.

Som hovedregel har vi kun brug for almindelige persondata (navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, fødselsdato og –år)

Disse oplysninger har vi brug for af hensyn til almindelig medlemshåndtering og statistik, herunder opkrævning af kontingent, dokumentation til kommune om medlemstal m.m.

Vi opbevarer KUN disse oplysninger i vores administrationssystem Conventus, med hvem vi har en aftale, der sikrer, at oplysningerne automatisk slettes senest 3 år efter, man har været aktiv i systemet.

Oplysningerne fra Conventus kan kun ses af de, der er tildelt rettigheder af Ulstrup IF, dvs bestyrelsesmedlemmer, trænere og holdledere. Denne liste revideres én gang om året.

Fra Conventus udveksles i nødvendigt omfang oplysninger med andre organisationer/systemer. Det gælder pt Favrskov Kommune, DGI, JHF og JBU fx i forbindelse med medlemstilskud, medlemsregistrering på aldersgruppe, holdkort til holdsport som fodbold, håndbold og badminton.  Alle oplysninger, der udleveres fra Conventus til ovennævnte organisationer, slettes efter brug og efter gældende lov af disse organisationer.

I enkelte tilfælde har vi brug for personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af straffeattest)

Indhentelse af lovbefalede børneattester for alle trænere/holdledere:

Proceduren er den, at træner/holdleder pr. mail udleverer sit personnummer til den dataansvarlige i Ulstrup IF (Klubbens kasserer), der herefter rekvirerer børneattest fra politiet. Når godkendt børneattest er modtaget, noteres KUN navnet i et regneark over personer, hvor vi har modtaget børneattest, og alle øvrige oplysninger slettes straks.

Udbetaling af løn, der skal opgives til SKAT:

år.

Våbenadministration i Skytteafdelingen:

I forbindelse med SKV 1-5 figurerer personnumre på våbenejerne samt de 3 medlemmer af forretningsudvalget i Ulstrup IF iflg. gældende lov. Personnumrene udveksles KUN med SKV-administrationen. Alle klubbens modtagne SKV opbevares i et aflåst våbenskab i skytteafdelingens lokaler.

Mindst én gang årligt (april måned) gennemgås alle SKV, og ikke-gældende makuleres.

Såfremt vi ønsker at benytte andre oplysninger end ovennævnte (fx billeder til hjemmeside), vil vi i alle tilfælde indhente dit samtykke.

Ulstrup IF 20.5.2018